Jak skutecznie zorganizować biuro rachunkowe?

Wiele firm ma obiecujący pomysł na biznes i wie, jak go zrealizować. Najczęściej zadają sobie pytanie co z księgowością, bo faktycznie jest to kluczowa kwestia, która wymaga odpowiedniego rozważenia. Poszukując możliwości na skuteczne opanowanie tego obszaru, firmy szukają dobrze zorganizowanego biura rachunkowego, które zajmie się kompleksowo pracą na ich rzecz. 

Przedsiębiorcy decydując się na założenie własnej firmy mają trzy możliwości. Mogą zatrudnić dodatkowego pracownika do księgowości, zatrudnić zewnętrznego usługodawcę oraz mogą samodzielnie postarać się prowadzić firmę kupując oprogramowanie księgowe. Decyzja powinna być dokładnie przemyślana i nie podejmowana pochopnie. Dlatego część firm decyduje się na skorzystanie z usług profesjonalnej firmy, która odpowiada tylko i wyłącznie za prowadzenie biura rachunkowego.

Dlaczego zorganizowane biuro księgowe to podstawa?

Wszyscy wiedzą ile czasu zajmą w przyszłości zadania księgowe w firmie? To niekończące się śledzenie nowinek oraz podążanie za zmianami, które są bardzo trudne do opanowania osobom z zewnątrz. Należy wziąć pod uwagę skorzystanie z firm posiadających odpowiednie doświadczenie w tym zakresie. Organizacja biura rachunkowego nie musi być trudna. Do najczęstszych zadań należeć będzie zarządzanie przychodzącymi fakturami, przestrzeganie terminów płatności, tworzenie faktur wychodzących (notatka obowiązkowa), sprawdzanie płatności przychodzących, tworzenie przypomnień i wezwań do zapłaty. Rachunkowość finansowa to kolejny obszar wymagający zorganizowania.  Tworzenie planu kont, dokumentacja wszystkich operacji gospodarczych, rozliczanie VAT do odpowiedniego Urzędu Skarbowego to kwestie, które wymagają odpowiedniej wiedzy i umiejętności. Podobnie jak sporządzanie rozliczeń rocznych, sporządzanie bilansów, zasady bankowości.

Dobra firma zajmująca się rachunkowością powinna także doskonale opanować księgowość aktywów czyli zarządzanie majątkiem, naliczanie amortyzacji, księgowość płac.

Pomoc księgowa jest niezbędna

Wyżej wymienione obszary pracy księgowych są niezbędne dla większości firm. Warto więc jako właściciel biura rachunkowego postawić się w roli przedsiębiorcy i dowiedzieć się co jest dla niego najbardziej kluczowe. Przykładowo mogą to być kwestie dotyczące zdefiniowania planu kont lub zaprojektowania formatu dokumentów wychodzących, takich jak oferta, potwierdzenie zamówienia, faktura wychodząca, nota kredytowa i monity, które trzeba przygotować tylko raz i mogą być używane jako szablon w dłuższej perspektywie. Zorganizowane biuro rachunkowe powinno zadbać także o system archiwizacji. Zbiór akt jest warunkiem koniecznym prawidłowego prowadzenia ksiąg rachunkowych. Paragony należy sortować według przychodzących i wychodzących oraz według daty.

Biura rachunkowe przechowują i utrzymują adresy rozliczeniowe i dostawcze, informacje o podatku VAT od dostawców i klientów, a także ustawowe stawki VAT na produkty, towary i usługi, co ułatwia codzienną pracę. Wiele można zrobić za pomocą oprogramowania księgowego, które w tej branży uważane jest za konieczność, aby praca była dobrze wykonywana.

Dodaj komentarz

Twój adres e-mail nie zostanie opublikowany. Wymagane pola są oznaczone *

Znajdź nas na FB